A tecnologia tem potencial para se tornar a maior aliada de nossas cidades, facilitando tanto a vida dos agentes públicos quanto da população que eles atendem.
Todos os dias surgem novas tecnologias que prometem cumprir esse papel, mas não existe uma cartilha que ensine o passo a passo para tornar seus serviços digitais.
Por isso convidamos a Vivian Costa, líder de projetos no Colab, para compartilhar 7 dicas para digitalizar processos que podem ajudar muito os governos.
Prepare o papel e a caneta e vamos lá!
Dicas para digitalizar processos
Colab: Qual é a primeira coisa que se deve fazer para digitalizar serviços?
Vivian: Entender o processo, antes de tentar traduzi-lo. Muitas vezes, você não precisará do mesmo número de passos, da mesma natureza de interações e uma série de peculiaridades. Se você simplesmente tentar replicar o processo no digital, pode perder eficiência e oportunidades de simplificação.
É preciso entender os requisitos, eventos e atores envolvidos, além de claro, ter bem definido o objetivo do processo. Com isso em mãos, a construção do processo digital é muito mais frutífera.
C: Como diagnosticar processos que podem/devem ser digitalizados?
V: No esforço de entender o processo, é importante fazer um diagnóstico técnico dos requisitos de digitalização. Quais são as bases de dados envolvidas? Todas as partes do processo estão prontas para receber e tratar os dados? Há canais e estruturas de acesso ao processo para todas as partes interessadas? Alguns processos têm requisitos específicos e o mais importante é dissecar o processo para executar um bom diagnóstico.
C: Como engajar a equipe a participar do processo de digitalização?
V: Um ponto crítico para o sucesso de qualquer mudança de processo é envolver as partes interessadas o quanto antes. Para a digitalização, o ideal é que o entendimento e diagnóstico seja executado de maneira colaborativa para entender, a partir das partes diretamente envolvidas no processo quais são os gargalos, oportunidades e desafios da digitalização. Dessa forma, fica mais fácil evidenciar os ganhos da digitalização.
