Considerada como uma atividade “pão com manteiga” da administração pública executiva, os memorandos são textos que abrangem uma gama de assuntos, desde casos isolados e específicos até questões estratégicas de iniciativas políticas.
Vamos pegar uma carona nesse assunto a partir do artigo escrito pelo Ulrick Roehl, PhD no Centro de Organização, Gestão e Administração no departamento de Sociedade e Política da Universidade de Aalborg, Dinamarca, publicado recentemente no Apolitical. Dessa forma abordamos uma das práticas mais executadas pelos gestores no seu dia-a-dia e aprimoramos sua elaboração através de algumas técnicas textuais.
Mas antes é importante saber que existem tipos de memorandos, alguns são internos, outros são externos ou até mesmo comerciais. No setor público existe também a diferença de estrutura entre os temas que estão sendo tratados dentro do memorando, nesse caso, vamos focar especificamente em memorandos que recomendam uma decisão ou um curso de ação a um servidor superior.
“Esses diversos assuntos compartilham uma característica: as decisões sugeridas sempre têm prós e contras que – em sociedades democráticas e esclarecidas – idealmente devem ser entregues ao(s) decisor(es) de forma equilibrada e concisa.” complementa Roehl.
Modelos de memorando são fáceis de achar na internet, o difícil é saber como equilibrar o objetivo com os principais fatores positivos e negativos que o assunto aborda, isso é o que realmente torna os memorandos de decisão uma verdadeira arte! Veja abaixo como fazer para deixar seu memorando tão belo e coerente quanto o Abaporu de Tarsila do Amaral.
1- Lealdade
Cuidado para não subestimar nem superestimar o leitor/a leitora, que provavelmente será uma pessoa em um cargo superior ao seu. Imagine que tal leitor/leitora seja mais esperto do que você pensa, mas lembre-se de que você e seus colegas provavelmente são especialistas em relação a pessoa que estará recebendo essa mensagem, por isso evite usar jargões, terminologia técnica ou qualquer outro conhecimento interno que dificulte a leitura do seu memorando.
2- Objetividade
Sua tarefa é ser objetivo, holístico e rigoroso. Comece listando as principais vantagens e desvantagens e diferencie claramente os fatos de suas avaliações e estimativas. Quando as avaliações e estimativas estiverem associadas a limites claros de escopo, escreva-o no memorando. Lembre-se: você (ou seu chefe imediato, um forte stakeholder ou um meio de comunicação influente) pode ter uma preferência natural por determinada decisão, mas você deverá manter a objetividade.
3. Clareza
Escreva em uma linguagem simples qual é a decisão ou curso de ação recomendado. E apesar de ser uma arte, lembre-se de que você não está escrevendo uma história de crime: coloque a recomendação logo após uma breve introdução e, em seguida, indique os próximos passos necessários.
4. Concisão
Pense que seu leitor/sua leitora tenha um tempo limitado para ler o memorando. Nesse caso não existe um tamanho perfeito, mas coloque o conhecimento necessário e detalhado em um apêndice e faça uma releitura, ou melhor, compartilhe com alguém que possa ler, dessa forma avalie o que é essencial e reduza o tamanho do memorando em pelo menos um terço depois de inicialmente pensar que ele está concluído. Este é um exercício extremamente importante.
5. Ilustração/intenção
Alguns memorandos podem conter pontos específicos que são necessários ilustrações para entender completamente a recomendação: considere usar uma tabela ou figura simples para destacar elementos importantes. E por fim, use títulos em cada uma das seções e gaste tempo na elaboração do seu texto usando uma voz ativa em vez de passiva.
Agora que já está a par de todas as ferramentas para elaborar um memorando, que tal colocar as mãos no teclado? Aproveite as dicas de aperfeiçoamento que a equipe do Colab traz para essas e outras atividades na área das políticas públicas, e lembre-se: a prática é o caminho para a perfeição.
