Com a necessidade de trabalho remoto imposta pela pandemia, transformamos nossos processos e ritos de trabalho. As videochamadas já são parte da rotina, mas como realizar encontros mais complexos e longos on-line, sem perder qualidade na troca entre os participantes?
Nós estamos sempre buscando métodos e ferramentas para construção criativa de soluções, inclusive em ambientes digitais e compilamos algumas dicas valiosas para manter os encontros digitais produtivos e engajadores.
Tenha uma agenda clara, organizada e compartilhada com todos os participantes
Essa é uma prática muito importante para qualquer tipo de reunião, que se torna ainda mais importante para as interações on-line. Compartilhar uma pauta detalhada já no convite da reunião ajuda cada participante a entender a importância de sua presença, ajuda a alinhar expectativas.
Retomar a agenda durante o encontro faz com que as pessoas entendam o ritmo da reunião e mantenham o objetivo em vista.
Compartilhe conhecimento antes e garanta que o tempo de chamada esteja focado em interação
Sabemos o quanto é custoso manter um grupo atento e engajado numa reunião, por isso você não vai querer desperdiçar o tempo em que as pessoas estão juntas com tarefas realizadas individualmente.
Evite apresentações longas sobre um tema durante a apresentação enviando materiais de preparo: artigos sobre o tema, um vídeo com a apresentação ou qualquer outro suporte de preparo. Assim, o tempo dedicado à apresentação pode ser investido em trocas e aprofundamentos, com todos participando.
Ajude as pessoas a se prepararem para a reunião
Estamos testando muitos modelos e ferramentas para construir essas novas soluções, e garantir que todos os participantes estejam familiarizados com as novidades pode tomar um tempo importante da reunião.
Se for adotar alguma ferramenta nova que demande cadastro ou instalação de software, destaque a informação e adicione tutoriais e, se possível, coloque-se à disposição para testar a ferramenta antes da reunião.
Sempre que possível, mantenha o vídeo aberto
Algumas pessoas passam por dificuldades técnicas ou não se sentem à vontade para deixar o vídeo ligado, por isso, vale enfatizar a importância dessa prática simples. O vídeo nos dá informações de expressão corporal, o que ajuda a interação e a comunicação.
Use ferramentas visuais
As pessoas se entendem melhor ao visualizarem contextos e ideias, por isso, aproveite os suportes visuais durante as reuniões. Ferramentas como Canva, Miro e Mural funcionam como grandes murais digitais em que as pessoas podem compartilhar notas, imagens e rascunhos de ideias.
Criar espaços de compartilhamento com templates usando essas ferramentas ajuda muito o processo de documentação das ideias e cria um canal para pessoas que não se sentem tão à vontade falando registrem suas contribuições.
