Ser um gestor de projetos não é simples. Entre planejar, monitorar e controlar os projetos que estão sendo executados, o responsável precisa estabelecer a governança e estar preparado para replanejar, se necessário.
No cenário público, esse termo está ganhando força e por isso vamos falar neste artigo sobre gestão de projetos e como fazer com sucesso.
Mas, o que é um projeto?
Antes de nos aprofundarmos no tema, é importante alinharmos o que é um projeto. Se pesquisarmos no dicionário, o significado desta palavra é:
- Desejo, intenção de fazer ou realizar (algo) no futuro; plano.
- Descrição escrita e detalhada de um empreendimento a ser realizado; plano, delineamento, esquema.
Mas, dentro do contexto de uma organização, essa palavra tem um significado diferente. Aqui vamos considerar o do Guia PMBOK, que é referência no mundo todo sobre projetos.
Segundo eles:
“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.”
Logo, entendemos que projeto é temporário e nos ajuda a alcançar uma meta.
Dentro da gestão de projetos, precisamos que o projeto esteja bem nítido. Afinal, cabe ao gestor de projetos medir os riscos para diminuí-los, definir os responsáveis e até quem serão os beneficiados. Aqui entram as informações sobre o que está sendo feito.
Como fazer a gestão de projetos?
É importante que seja eleito alguém para o cargo de gerente de projetos, essa função é de liderança e as grandes decisões que afetam o projeto serão centralizadas nessa figura. Após definir quem é “a pessoa da vez”, pode-se iniciar o planejamento com:
Cronograma bem definido
Como disse o escritor, diretor e co-fundador da American Telecast Corporation, Steven K. Scott:
“Uma visão é uma meta precisa, claramente definida, com um plano detalhado e um cronograma para atingir essa meta.”
O gerente de projetos precisa investir tempo na montagem do cronograma. Assim, será possível acompanhar os entregáveis, os custos e até a produtividade em cada etapa de execução daquele projeto.
É mais fácil organizar as tarefas e visualizar como o orçamento está sendo utilizado com “blocos” que reúnem cada fase do que olhando para o todo.
Também é comum que a organização peça pelo projeto o mais rápido possível, mas é vital lembrar que prazos realistas são muito importantes para transmitir credibilidade e evitar que a equipe fique sobrecarregada.
Considere isso na montagem de seu cronograma para manter um ambiente de trabalho saudável e produtivo.
